Hoe een ander werkritme zorgt voor een meer scherpe focus
Herken je dat? Dat je het voor je gevoel altijd maar druk hebt. Je bent constant aan het rennen om al het werk gedaan te krijgen, maar loopt telkens weer achter de feiten aan. Het is niet zozeer de workload die te zwaar is, je hebt eigenlijk geen regie over jouw agenda. Dat ene telefoontje dat tussendoor komt, je houdt constant de mailbox in de gaten of die collega die een vraag stelt. Je laat je (vaak) leiden door de waan van de dag en denkt regelmatig aan het einde van de dag: wat heb ik nu eigenlijk allemaal gedaan vandaag?
Om de verloren tijd te compenseren werk je langer door. Structureel. Maar in de avonduren ben je lang niet zo productief als eerder op de dag. Laat naar bed, vroeg op. Dat resulteert weer in een laag energieniveau en verminderde scherpte. Hoe doorbreek je deze vicieuze cirkel?
Een betere focus en flow
Bovenstaande situatie was voor mij, in enige mate, herkenbaar. Op aanraden van Jeroen Bouman en Joep Rovers (van WerkAtleet) las ik het boek Focus AAN/UIT van Mark Tigchelaar en Oscar de Bos. Dat boek kwam voor mij precies op het juiste moment. Tigchelaar schrijft over de concentratielekken die kunnen ontstaan en vertelt, aan de hand van concrete voorbeelden en praktische tips, hoe je deze lekken kunt dichten. Het resultaat? Je krijgt veel meer gedaan in een wereld vol afleiding. Het boek staat vol met, voor mij, herkenbare situaties.
Personal assistent in ons brein
Vandaag de dag komen er elke seconde 11 miljoen bits aan informatie binnen in onze hersenen. Constant worden er nieuwe prikkels op ons afgevuurd. Gelukkig krijgen we ze lang niet allemaal te zien en wordt er veel ook onbewust opgenomen. Tigchelaar schrijft dat we in ons brein een personal assistent hebben, ook wel de central executive genoemd, welke constant een selectie maakt van prikkels die de moeite waard zijn om naar ons bewustzijn door te zetten. Geruststelling: de personal assistent stuurt slechts 0,0003 procent van alle prikkels door naar ons bewustzijn.
Nieuwe prikkels zijn verslavend
Het vervelende is dat ons brein verslaafd is aan nieuwe prikkels. Vandaar dat we op onze socials zo graag door blijven scrollen en dat we geneigd zijn om telkens onze telefoon te pakken om updates te checken. Er wordt telkens een klein stofje, dopamine, in onze hersenen aangemaakt zodra we een nieuwe prikkel krijgen. Hoewel dat een euforisch gevoel geeft, heeft dat een nadelig effect op onze productiviteit.
Wissel minder tussen taken
Op een dag wisselen we gemiddeld 48 keer tussen taken. Het is natuurlijk een goede eigenschap dat je collega’s wil helpen zodra ze iets vragen of je direct in actie wil komen zodra klanten contact opnemen. Als je dat structureel doet, dan ben je helaas vaak zelf het kind van de rekening. Telkens als je bezig bent met een complexe taak, maar je afgeleid wordt en jouw gerichte aandacht naar iets anders gaat, ontstaat het volgende: de helft van je hersencapaciteit zit nog bij de complexe taak en je andere helft is bij die mail die je wilt beantwoorden. Ah vooruit, na dat mailtje ben je toch in je inbox en pak je nog even twee mailtjes op die je kort kunt beantwoorden. Op het moment dat je dan weer teruggaat naar je complexe taak is jouw hersencapaciteit nog gevuld met de afleidende taken. Wanneer we wisselen tussen taken duurt het 50% langer om de taak af te ronden.
Minder de diepte in
We geven onszelf steeds minder ruimte om de diepte in te duiken. Eenvoudige taken afwerken dat gaat prima. We krijgen ook een kick van het afvinken van ellenlange takenlijsten. Soms zetten mensen taken, die tussendoor kwamen, alsnog op de takenlijst. Puur omdat het lekker is om ze door te kunnen strepen. Maar een eindeloze takenlijst kan ook een verstikkend gevoel geven (‘het werk komt nooit af’).
Daarnaast blijkt uit onderzoek dat in denkwerk het helemaal geen garantie is dat meer uren werken ook meer afgeronde taken oplevert. In het boek komt naar voren dat de universiteit van Stanford University twee groepen dezelfde takenlijst gaf: de ene groep mocht er 40 uur aan werken en de andere 60 uur. Waar na dag 1 de groep van 60 uur verder was dan de groep van 40 uur, bleek dat zij de tweede dag minder gedaan kregen. Ze waren al iets vermoeid en minder scherp. Aan het einde van de week had de groep van 40 uur meer taken afgerond.
Meer ruimte om op te laden
Het probleem is dat we onszelf niet meer de tijd gunnen om op te laden, schrijft Tigchelaar. Terwijl die tijd juist essentieel is voor je brein om alle prikkels en informatie te verwerken. We staan echter constant aan: de telefoon gaat mee naar de wc, in de pauzes checken we onze social feed etc. Het altijd ‘aan’ staan en het gebrek aan ontfocussen zorg ervoor dat ons brein de informatie niet kan ordenen en (mede) daardoor raakt je hoofd vol. Vandaar dat gedachten in je hoofd van je afschrijven (een mindsweep) erg prettig kan werken.
Het advies van Tigchelaar en de Bos?
- Wissel minder tussen taken. Zorg dat je voldoende tijd hebt om zonder afleiding te werken.
- Schakel notificaties uit op je mobiel zodat je niet meer door onbelangrijke zaken wordt afgeleid.
- Leg je telefoon ook buiten handbereik, dit zorgt ervoor dat je deze minder vaak checkt.
- Besef dat echt niet elk mailtje of appje direct beantwoord hoeft te worden. Wel slim om met collega’s en klanten af te stemmen dat zij bellen of sms’en wanneer het écht dringend is.
- Begin niet aan een taak als je niet de ruimte hebt om hem af te ronden én werk daarnaast een taak zo snel als mogelijk af.
- Bundel de taken en verkrijg meer grip op je agenda.
- Veel mensen zijn in de ochtend het meest creatief en scherp. Plan daarom in de ochtend je meest creatieve of belangrijke taken zodat je de scherpte hebt om dit af te ronden.
- Plan dagelijks 3 tot 5 hoofdtaken, zorg dat deze direct gedaan worden. Al het overige dat je op die dag afrond is extra.
- Zet blokken in je agenda zodat je er aan herinnerd wordt wat je wanneer doet. Zelf houd ik de ochtend vrij voor het schrijf- en denkwerk, de middagen zijn er voor overleg met collega’s en klanten.
- Plan ook genoeg tijd in om op te laden.
- Een grote fout die ik in het verleden maakte was: lange dagen maken en jezelf geen tijd gunnen om op te laden.
- Ik begin nu één uur eerder en houd de avonden structureel vrij. Dit geeft mij meer tijd om te sporten, om op te laden en bijvoorbeeld boeken te lezen zoals Focus AAN/UIT.
- In plaats van het werken in de avonduren, waarin ik totaal niet meer productief was, haal ik nu op zaterdagochtend wat uurtjes in zodat ik wel al het werk gedaan krijg.
Focus AAN/UIT
Het boek staat vol met voorbeelden en nog meer praktische tips. Het is absoluut de moeite waard om te lezen. Het heeft mijn blik op werken veranderd. Opladen en ontspannen is namelijk minstens zo belangrijk als het werken zelf. Ik heb mijn werkritme gewijzigd en ik merk nu al voordelen:
- In de ochtend ben ik meer uitgerust, vrolijker en energieker;
- Door de dag heen heb ik voldoende energie en scherpte;
- Ik heb weer ruimte in mijn hoofd om na te denken over werk gerelateerde vraagstukken;
- Ik heb weer tijd om te sporten en te lezen.
Bedenk daarbij dat het werkende leven geen sprint is, maar een marathon. We hebben maar één lichaam en geest, ben daar zuinig op 🙂
Wil jij jouw focus en flow verbeteren? Of je slopende werkpatroon veranderen? Hier vind je het boek van Mark Tigchelaar en Oscar de Bos.
